Sanayide E-Fatura Sistemi: Kullandığınız Sistemi Değiştirmeden Tek Ekrandan Yönetin

Otodiji yalnızca bir servis istatistik programı değildir. Aynı zamanda bir ön muhasebe programıdır. En önemlisi de şu: Otodiji sizi başka bir e-fatura sistemine geçirmez; kullandığınız e-fatura sistemini buraya getirir. Böylece düzeniniz aynı şekilde devam eder, sadece her şey tek ekranda toplanır.

Sanayide çoğu servisin e-fatura ile derdi aynıdır. Bir tarafta servis işini yürüttüğünüz defter ya da program vardır, bir tarafta faturayı kestiğiniz ayrı bir e-fatura portalı. İki ekran arasında gidip gelmek, aynı bilgiyi iki kez girmek ve her fatura için ayrı uğraşmak zaman kaybettirir. Bu yazıda, Otodiji’nin e-fatura tarafında bu ikiliği nasıl ortadan kaldırdığını anlatıyoruz.

Sizi sistem değiştirmeye zorlamıyoruz

Piyasadaki birçok yazılımın en büyük sorunu, kendi kapalı düzenini dayatmasıdır. “Bizim programı kullanacaksan bizim e-fatura anlaşmamıza da geçeceksin” mantığı, yıllardır belli bir sağlayıcıyla çalışan servisleri gereksiz bir göçe zorlar. Anlaşmanızı bozmak, yeni bir sağlayıcıya alışmak, mali müşavirinizle yeniden düzen kurmak… hepsi ayrı bir yük.

Otodiji bunun tam tersini yapar. Hâlihazırda hangi e-fatura sağlayıcısıyla çalışıyorsanız, o sağlayıcıyı panele tanımlarsınız. Sistem, sizi taşımak yerine mevcut düzeninize uyum sağlar. Kullandığınız entegratör aynı kalır, faturalarınız aynı yerden kesilir; değişen tek şey artık bunu servis kaydınızın hemen yanından yapıyor olmanızdır.

İstediğiniz e-fatura sistemini entegre edin

Otodiji, e-fatura tarafını tek bir sağlayıcıya kilitlemez. Firma ayarlarından kendi sağlayıcınızı seçer, bilgilerinizi girer ve bağlantıyı test edersiniz. Sağlayıcı bilgileri doğru girildikten sonra sistem entegrasyonu kurar ve fatura kesme, gelen fatura çekme gibi işlemler doğrudan panel üzerinden çalışmaya başlar.

Bu esnek yapı sayesinde farklı sağlayıcılarla çalışan servisler aynı programı kullanabilir. Yarın sağlayıcınızı değiştirmek isterseniz de programı bırakmanıza gerek kalmaz; sadece ayarlardan yeni entegratörü tanımlarsınız. Yani yazılım size değil, siz düzeninize sahip olursunuz.

Gelen faturaları otomatik çeker

E-fatura sadece kesmekten ibaret değildir. İşin bir de gelen taraf vardır: yedek parçacıdan, tedarikçiden, yağ bayisinden gelen faturalar. Bunları ayrı ayrı portaldan takip etmek, indirip dosyalamak başlı başına bir iştir.

Otodiji, adınıza düzenlenen gelen e-faturaları otomatik olarak sisteme çeker. Gelen faturaları tek listede görür, dilerseniz PDF olarak açar ve masraf takibinizi bu kayıtlar üzerinden yaparsınız. Böylece hangi tedarikçiden ne kadar alım yaptığınız, gider tarafınızın ne durumda olduğu portallar arasında kaybolmadan önünüzde durur. Bu, ön muhasebe düzeninin en çok zaman kazandıran parçalarından biridir.

Servis kaydından tek tıkla resmi fatura

Otodiji’nin asıl gücü, e-faturayı işin akışına gömmesidir. Aracın servisini tamamlar, yapılan işlemleri ve parçaları kaydedersiniz; ardından aynı ekrandan resmi faturayı kesersiniz. Ayrı bir programa geçip müşteri bilgilerini, tutarları ve kalemleri yeniden girmenize gerek yoktur.

Sistem, müşterinin durumuna göre doğru fatura tipini kendisi belirler: müşteri e-fatura mükellefiyse ticari fatura, değilse e-arşiv fatura olarak düzenlenir. Kesilen faturanın numarası ve resmi bilgileri doğrudan servis kaydına işlenir. Böylece hangi araca, hangi işe karşılık hangi faturanın kesildiği hep bir arada kalır; ay sonu mali müşavirinize dosya hazırlamak dakikalar sürer.

Ön muhasebe ile servis takibi tek çatı altında

Bir servis işletmesi için asıl kolaylık, işletme ile muhasebenin aynı yerde buluşmasıdır. Otodiji’de servis emri, stok, cari hesap ve e-fatura ayrı ayrı adacıklar değildir; hepsi birbirine bağlıdır. Satılan parça stoktan düşer, işin tutarı cariye yansır, faturası kesilir ve kaydı araç geçmişinde durur.

Bu bütünlük, “bu faturayı hangi işe kesmiştik”, “bu parçayı kimden almıştık”, “bu müşterinin açık hesabı ne kadar” gibi soruların cevabını tek ekranda verir. Sanayide zamanın en değerli olduğu bir işte, iki program arasında koşturmayı bitirmek doğrudan kazanca dönüşür.

Sonuç: Düzeninizi bozmadan dijitalleşin

E-faturaya geçmek ya da e-fatura düzenini toplamak, kullandığınız sistemi çöpe atmak zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Otodiji, mevcut e-fatura sağlayıcınızı olduğu gibi kabul eder, gelen faturalarınızı otomatik çeker ve servis kaydınızdan tek tıkla resmi fatura kesmenizi sağlar. Servis takibi ile ön muhasebeyi tek çatı altında birleştirir; düzeninizi bozmadan, sadece hızlandırarak.

Kart bilgisi istemeden 21 gün ücretsiz deneyerek, kendi e-fatura sağlayıcınızı Otodiji’ye tanımlayabilir ve iki ekran arasında geçen zamanın ne kadarını geri kazandığınızı kendi işlerinizle görebilirsiniz.